تم بتاريخ 27 مايو 2024 تنظيم دورة تكوينية متخصصة في رقمنة الأرشيف لفائدة موظفي المعهد الوطني للبحث في التربية. هدفت هذه الدورة إلى إكساب المشاركين المعارف النظرية والتطبيقية اللازمة لرقمنة أرشيف المعهد، باستخدام برنامج إلكتروني مخصص لهذا الغرض. تضمنت الدورة محاور نظرية حول مفهوم رقمنة الأرشيف وفوائدها والتحديات التي تواجهها، إضافة إلى جانب تطبيقي لشرح منهجية العمل بالبرنامج المعني.
استهلت الدورة بمحور نظري شمل تعريف رقمنة الأرشيف وبيان فوائدها المتعددة كتسهيل الوصول للمعلومات وترشيد استخدام المساحات المادية وتقليل تكاليف الاستنساخ والطباعة، إضافة إلى التطرق للتحديات التي قد تواجهها كالحفاظ على سرية المعلومات واستمرارية الوصول إليها.
أما المحور التطبيقي، فقد تناول شرح منهجية العمل ببرنامج تسيير الأرشيف الرقمي، ابتداء من إنشاء قاعدة بيانات للأرشيف، وإضافة الملفات إليها، ومرورا بآليات البحث عنها وإدارة حقوق الوصول المرتبطة بها.
كما خلصت الدورة إلى تشكيل لجان فرعية حسب مصالح المعهد، مكلفة برقمنة أرشيف كل قسم، مع توفير الدعم اللازم لها لإنجاز هذه المهمة. كما تم تزويد المشاركين بالمعارف النظرية والتطبيقية اللازمة لرقمنة الأرشيف باستخدام البرنامج المخصص لذلك.
كما خرج المشاركون بمجموعة من التوصيات، تتعلق بتوفير الدعم المادي واللوجستي للجان الفرعية لضمان إنجاز مهمة رقمنة أرشيف المعهد في أفضل الظروف، إضافة إلى تخصيص ميزانية كافية لهذا الغرض. كما ينبغي تنظيم دورات تكوينية دورية في هذا المجال لتعزيز كفاءات الموظفين وتطوير معارفهم بشكل مستمر.
